Tin kế toán tài chính, Tin tức
Quy trình mua nguyên vật liệu đầu vào của nhà hàng, khách sạn
02
Th10
Th10
Chế biến món ăn phục vụ khách hàng của nhà hàng, khách sạn phụ thuộc nguyên vật liêu đầu vào, phụ thuộc mùa vụ sẽ có các món khác nhau. Quy trình mua NVL đầu vào cũng phân chia rõ ràng để kiểm soát nguồn hàng, trách nhiệm của từng bộ phận. Địa điểm giao hàng khác nhau sẽ có quy trình riêng.
1. Nhà cung cấp giao hàng tại kho
Bước 1: Bộ phận bếp căn cứ nhu cầu của khách hàng để lập Giấy đề nghị/ đề xuất/dự trù mua hàng. Kèm theo phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng cung ứng dịch vụ ăn uống.
Bước 2
+ Bộ phận Bếp mang giấy đề nghị kèm hợp đồng dịch vụ gửi phòng kế toán (Nhân sự tiếp phẩm) để thực hiên các nghiệp vụ: tìm nhà cung cấp, đầu mối thu mua, giá…
+ Nhân viên Tiếp phẩm ký nháy và trình kế toán trưởng duyệt ký để tiến hành thu mua.
Bước 3
Phòng kế toán hoàn thành các thủ tục pháp lý: Giấy đề nghị, báo giá, hợp đồng dịch vụ để trình giám đốc ký duyệt và đưa ra quyết định cuối cùng. Trường hợp giá trị hàng hóa mua vào lớn thì cần phải có 3 báo giá của 3 đơn vị cung ứng khác nhau.
Bước 4
Sau khi Giám đốc ký duyệt nhân viên Tiếp phẩm nhận lại chứng từ để tiến hành thu mua theo đúng hồ sơ đã lập
Bước 5
Nhà cung cấp vận chuyển hàng đến và giao tại kho đơn vị
+ Nhân viên tiếp phẩm Ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ & nghiệm thu hàng hóa (hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…)
+ Người bán ký xác nhận và bàn giao hàng hóa vào chứng từ: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…
+ Nhân viên bảo vệ sẽ đứng bên tham gia kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu.
Bước 6
Nhân viên Tiếp phẩm chuyển chứng từ nhập kho cho kế toán kho vào sổ theo dõi. Thông báo cho bộ phận đã gửi yêu cầu mua hàng đến nhận hàng.
Bước 7
Phòng Tái chính hoàn tất thủ tục để thanh toán cho đơn vị cung cấp theo đúng hồ sơ đã được duyệt.
2. Nhân viên trực tiếp mua hàng
Nhân viên thu mua trực tiếp đến các chợ, vựa, bến cảng để mua hàng
Trình tự thủ tục tương tự như mua hàng của nhà cung cấp. Bổ sung, điều chỉnh một số nội dung cho các bước sau:
Bước 4
Sau khi Giám đốc phê duyệt hồ sơ thì Nhân viên Tiếp phầm lập Giấy tạm ứng tiền để đi mua.
Bước 6
Sau khi nhân viên thu mua mang hàng về nhập kho công ty
– Nhân viên tiếp phẩm Ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…và mang sản phẩm hàng hóa về công ty, Người bán ký tá xác nhận đầy đủ vào: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…
– Hàng về công ty Nhân viên bảo vệ kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu.
3. Một số lưu ý khi nhập nguyên liệu đầu vào
– Đối với hàng hóa mua trực tiếp tại vựa, chợ, bến tàu… thì phải lập bảng kê, có chữ ký, CMND của người bán. Lập danh sách mặt hàng mua ở ngoài chợ và hàng hóa mua ở siêu thị
– Hàng này sau khi thu mua xong nhân viên tiếp phẩm giao lại cho kế toán đầu vào (chi tiên) cập nhập giá mua vào => lập bảng kê đối chiếu so sánh giá cả => để báo cáo lên giám đốc kiểm soát, gửi bếp trưởng, kế toán trưởng một bản để cùng kiểm soát
– Phòng kinh doanh liên hệ với bếp trưởng để cùng kiểm soát giá đầu vào so với đầu ra theo menu đã báo cho khách => để đảm bảo chỉ tiêu doanh số lợi nhuận
– Hàng ngày, tuần, tháng, quý lập bảng kê đối chiếu quyết toán Mua bán so với tạm ứng phát sinh trong kỳ đó
– Liên hệ thường xuyên, giao dịch với nhà cung cấp để đặt và mua nguyên vật liệu, hàng hóa CCDC theo nhu cầu thực tế tại các nhà hàng.
Ghi chú: hàng hóa dịch mua ngoài không bắt buộc phải lấy hóa đơn chỉ yêu cầu lập bảng kê mua ngoài
4. Xây dựng định mức nguyên vật liệu nhà hàng, khách sạn
a. Đối với buồng phòng
+ Trưởng bộ phận buồng phòng xây dựng định mức vật tư, hàng hóa được trang bị cho một phòng là bao nhiêu phù hợp với tiêu chuẩn của phòng đó
+ Số lượng nhân viên phục vụ, dọn dẹp…
b. Đối với nhà hàng ăn uống, bữa ăn khách lưu trú
+ Bếp trưởng xây dựng công thức về thành phần dinh dưỡng, thực phẩm, định lượng, giá gốc của tất cả các món theo thực đơn phục vụ khác
+ Định mức nguyên vật liệu cho từng món
+ Định mức nguyên vật liệu theo đoàn, đơn hàng
+ Định mức nguyên vật liệu đầu vào được khống chế không vượt quá 30%/doanh thu thực đơn
+ Tính định mức tiêu hao với nhiều nguyên vật liệu thay thế
+ Tính định mức tiêu hao theo từng mùa, từng thời gian
+ Luôn cân đối định mức nguyên vât liệu và doanh thu hàng ngày để điều chỉnh hợp lý.
+ Điều chỉnh định mức giữa món từ bếp, bar… với thực tế khách dùng
Việt Đà chúc các bạn thành công !
