Tổng quan và lợi ích của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

phần mềm quản lý doanh nghiệp erp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là một trong những giải pháp quản trị doanh nghiệp hàng đầu trên toàn cầu với hiệu quả cực cao. Vậy, cụ thể hơn thì ERP là gì? Phần mềm này có tác dụng và lợi ích như thế nào đến doanh nghiệp? Hãy cùng Việt Đà tìm kiếm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là gì? 

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP (Enterprise resource planning) là một giải pháp phần mềm hỗ trợ quản lý hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Chức năng chính của phần mềm ERP là tích hợp thông tin và dữ liệu từ các bộ phận khác nhau vào một hệ thống duy nhất, giúp theo dõi và đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản lý của doanh nghiệp một cách linh hoạt và thuận tiện nhâts.

Cũng có thể hiểu ERP như một hệ thống phần mềm to lớn, hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho hàng, mua bán và hàng tá những vấn đề khác trong việc quản lý nội bộ hay hoạt động kinh doanh.

Lợi ích mà phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP mang đến cho doanh nghiệp

Trước khi hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP được áp dụng trong các doanh nghiệp, phần lớn các phòng ban đều sử dụng các loại phần mềm khác nhau. Việc sử dụng riêng lẻ này đã gây ra nhiều khó khăn cho người dùng trong quá trình kết nối dữ liệu, đặc biệt là khi dữ liệu trở nên nhiều và phức tạp.

Ngoài ra, việc sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ cũng có thể dẫn đến trường hợp không tương thích và gây xung đột. Quản lý nhiều các phần mềm cũng hao tốn nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Còn đối với hệ thống ERP, tất cả các phần mềm nhỏ lẻ đều sẽ được tích hợp vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, được phân quyền truy cập cho từng phòng ban cụ thể.

phần mềm quản trị erp
Lợi ích mà phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP mang đến cho doanh nghiệp

Như đã nói ở trên, hệ thống ERP là một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp khi quản lý đơn hàng, khách hàng, tối ưu hiệu suất sản xuất và kiểm soát số lượng hàng tồn kho. Dưới đây là một số lợi ích rõ ràng nhất của hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP:

​Kiểm soát thông tin khách hàng: Các thông tin về khách hàng sẽ được chia sẻ đến các bộ phận cần thiết như phòng chăm sóc khách hàng, bán hàng, kế toán,… Một giám đốc cấp cao có thể ngồi tại văn phòng và theo dõi các thông tin của khách hàng theo thời gian thực, biết được số lượng hàng đã được mua, số tiền đã chi và nơi mua hàng trong hệ thống cửa hàng của doanh nghiệp.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: Hệ thống ERP với những tính năng hỗ trợ sẽ giúp giảm bớt số lượng công việc thủ công bằng cách tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình. Việc tự động hóa trong ERP được áp dụng hiệu quả nhất cho các quy trình sản xuất, đóng gói và quản lý đầu ra. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện quá trình sản xuất, tiết kiệm thời gian giao hàng cho khách hàng, giảm chi phí nhân công và chi phí lưu kho.

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: Hệ thống quản lý ERP sẽ hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc kiểm tra và theo dõi chất lượng sản phẩm, đồng thời cũng giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Với phần mềm quản trị ERP, doanh nghiệp có thể tổng hợp được tất cả các công việc đang được thực hiện bởi các thành viên, từ đó có thể tự động phân công đến thành viên có khả năng phù hợp nhất với các công việc đó.

Kiểm soát thông tin tài chính: Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ tự động tổng hợp thông tin từ các bộ phận, phòng ban theo yêu cầu của kế toán. Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, ERP còn có khả năng tạo ra các báo cáo tài chính theo tiêu chuẩn quốc tế.

Kiểm soát lượng tồn kho:  Với phần mềm quản lý ERP, bạn sẽ luôn có thông tin chính xác về tình trạng tồn kho, vị trí và số lượng cửa hàng. Giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định, lập kế hoạch, nhập liệu và đề xuất các giải pháp để giảm thiểu hàng tồn kho lâu ngày. Cũng nhờ có ERP mà thời gian làm việc được rút ngắn, cần ít nhân sự hơn, đồng thời hiệu suất và tốc độ làm việc của mỗi nhân viên cũng được tăng lên đáng kể.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: Khi sử dụng phần mềm ERP, thời gian làm việc, giờ nghỉ và khối lượng công việc của từng cá nhân đều được quản lý hiệu quả, bất kể họ đang làm việc ở bộ phận nào. Điều này hữu hiệu hỗ trợ người quản lý đánh giá hiệu suất của nhân viên để áp dụng các biện pháp khen thưởng và phạt hành chính cũng như đảm bảo việc trả lương đúng thời hạn.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Hệ thống ERP còn tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc giao tiếp giữa các bộ phận trong công ty. Ngoài ra, ứng dụng phần mềm ERP còn giúp giảm thiểu mâu thuẫn về quyền lợi giữa các đơn vị phòng ban.

Các loại phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

Có thể phân loại các phần mềm ERP theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là một số cách phổ biến để phân loại phần mềm ERP.

Dựa trên quy mô

  • Phần mềm ERP dành cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ đã được tạo ra đặc biệt để phù hợp với quy mô hoạt động và nhu cầu quản lý đơn giản của các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

  • Phần mềm ERP dành cho Doanh nghiệp lớn được thiết kế để phục vụ các doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, đòi hỏi tính phức tạp và tích hợp nhiều hệ thống và quy trình.

Dựa theo ngành nghề

  • Các hệ thống ERP chuyên ngành cung cấp các giải pháp tùy chỉnh cho các lĩnh vực kinh doanh như sản xuất, bán lẻ, tài chính, y tế, du lịch,…

  • Các doanh nghiệp hoạt động trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau có thể sử dụng phần mềm ERP đa năng mà không cần có kiến thức chuyên môn cao.

Dựa theo chức năng riêng

  • Tài chính: Tập trung vào việc quản lý tài chính, kế toán, kiểm soát ngân sách và báo cáo tài chính.

  • Chuỗi cung ứng: Quản lý toàn bộ quá trình cung ứng, từ việc thu thập nguồn cung cấp cho đến sản xuất, lưu trữ, phân phối và vận chuyển.

  • Quản lý khách hàng (CRM): Tập trung vào việc quản lý thông tin khách hàng, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và kinh doanh.

  • Quản lý nguồn nhân lực (HRM): Quản lý thông tin nhân viên, quy trình tuyển dụng, quản lý tiền lương và chính sách phúc lợi.

Dựa theo nền tảng 

  • Phần mềm Cloud ERP: Cung cấp dịch vụ ERP trực tuyến, cho phép tiếp cận từ xa và linh hoạt hơn.

  • Phần mềm On-premise ERP: Là một phần mềm theo hình thức truyền thống, phần mềm được triển khai và cài đặt tại chỗ. Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền kiểm soát quá trình này. Các bạn có thể cài đặt phần mềm tại bất kỳ vị trí nào trong trung tâm dữ liệu của mình. Việc cài đặt phần mềm và bảo trì phần cứng đều sẽ được đảm nhận bởi các nhân viên tại trong doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Trước đây, phần mềm quản lý ERP truyền thống (được triển khai trên server của doanh nghiệp) là sự lựa chọn hàng đầu. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, Cloud ERP (ERP được lưu trữ trên đám mây) đang ngày càng trở nên phổ biến hơn bao giờ hết nhờ tính tiện lợi và chi phí tiết kiệm của nó.

Nhược điểm của phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Tổng quan về hệ thống ERP có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên cũng không tránh khỏi những điểm yếu. Cuối cùng, ERP chỉ là một công cụ dù có hiệu quả đến đâu. Để triển khai thành công, yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong quyết định.

Trước khi áp dụng hệ thống ERP, công ty cần quan tâm đến những vấn đề sau đây:

Chi phí triển khai cao

Vấn đề về chi phí triển khai là một trong những rào cản rõ ràng được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Trước đây, khi công nghệ thông tin ở Việt Nam chưa được phát triển, các giải pháp ERP từ nước ngoài có chi phí rất cao, thậm chí lên tới hàng ngàn đô la. Ngoài ra, các phần mềm nước ngoài này cũng sẽ khó mà phù hợp với các doanh nghiệp nội địa.

Tuy nhiên, theo thời gian, ngành công nghệ thông tin tại Việt Nam đã được cải tiến và số lượng phần mềm của các công ty Việt Nam ngày càng gia tăng. Với việc là phần mềm trong nước, giá thành của chúng không quá đắt đỏ và phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Tuy vậy, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn chưa sẵn sàng đầu tư vào ERP mà tiếp tục sử dụng Excel hoặc các phần mềm miễn phí do yếu tố chi phí.

phần mềm erp
Nhược điểm của phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Thời gian để triển khai ERP sẽ mất nhiều thời gian

Hệ thống ERP là một giải pháp quản lý doanh nghiệp có quy mô lớn, bao gồm nhiều module chức năng và thay thế hoàn toàn các phần mềm riêng lẻ đang được sử dụng trong doanh nghiệp. Các module này liên kết và kế thừa thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hệ thống ERP cung cấp các báo cáo chi tiết về tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, việc triển khai hệ thống ERP mất rất nhiều thời gian, có thể kéo dài từ 10 – 12 tháng tại các doanh nghiệp lớn để hoàn thành đầy đủ chức năng.

Biến đổi văn hóa doanh nghiệp và cả quy trình kinh doanh 

Để triển khai công nghệ quản lý kinh doanh, việc thay đổi văn hóa và quy trình là điều không thể thiếu. Để sử dụng hệ thống phần mềm ERP hiệu quả, các doanh nghiệp cần đào tạo toàn bộ nhân viên trong công ty. Điều này không chỉ là giới hạn của ERP, mà còn là một sự thay đổi cần thiết trong thời đại số để giúp doanh nghiệp phát triển và cạnh tranh trên thị trường.

Cần thời gian để nhận được lợi ích từ hệ thống ERP

Có rất ít giải pháp có thể đem lại lợi nhuận ngay lập tức cho doanh nghiệp. Giải pháp ERP tập trung vào cải tiến từ bên trong cốt lõi của doanh nghiệp, vì vậy nó yêu cầu thời gian, thậm chí là một khoảng thời gian dài để thấy được sự thay đổi rõ rệt. Có thể nhà quản trị sẽ cảm thấy mất hứng và từ bỏ do hạn chế này của ERP.

Tỷ lệ thất bại cao nếu không có chiến lược phù hợp

Triển khai hệ thống ERP yêu cầu một khoảng thời gian dài và đòi hỏi kế hoạch triển khai cẩn thận để tránh bất thành. Việc ngừng hoặc hủy bỏ quá trình triển khai sẽ tốn nhiều nguồn lực quý giá.

Tuy nhiên, tình trạng này hiếm khi xảy ra bởi vì các nhà cung cấp đáng tin cậy hiện nay thường tổ chức cuộc họp chi tiết với doanh nghiệp và có sự tham gia của đội ngũ chuyên gia để triển khai. Nhờ vào sự tư vấn và hỗ trợ này, việc khắc phục nhược điểm này không gặp nhiều khó khăn.

Các phân hệ trong hệ thống ERP

Việc nắm rõ hơn về các phân hệ của hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng khi gặp câu hỏi “phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là gì?” Thông thường, một hệ thống ERP bao gồm các phân hệ sau đây:

  • Kế toán tài chính (Finance)

  • Phân phối và quản lý bán hàng (Sales and Distribution)

  • Quản lý mua hàng (Purchase Control)

  • Quản lý hàng hóa tồn kho (Stock Control)

  • Lập bảng kế hoạch và quản lý sản xuất hàng hóa (Production Planning and Control)

  • Quản lý dự án (Project Management)

  • Quản lý dịch vụ (Service Management)

  • Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

  • Báo cáo quản trị (Management Reporting)

  • Báo cáo thuế (Tax Reports)

Trong các hệ thống quản lý ERP hiện đại, ngoài các mô-đun chính, còn có các module kết nối với thiết bị mã vạch, máy tính cầm tay và điện thoại di động để hỗ trợ việc truy cập từ xa và không dây.

hệ thống erp
Các phân hệ trong hệ thống ERP

Mỗi module chính đều bao gồm các module chức năng nhỏ hơn. Ví dụ, phân hệ kế toán tài chính có chứa các chức năng con sau đây:

  • Sổ cái (General Ledger)

  • Quản lý vốn bằng tiền (Cash management)

  • Công nợ phải thu (Accounts Receivable)

  • Công nợ phải trả (Account Payable)

  • Tài sản cố định (Fixed Assets)

  • Lập dự toán ngân sách (Budgeting)

  • Hợp nhất báo cáo (Financial Statement Consolidation)

Xu hướng phát triển phần mềm ERP đáng chú ý 

ERP di động và lưu trữ đám mây

Với sự phát triển nhanh chóng liên tục của các thiết bị di động, việc sử dụng ERP di động đã trở thành một xu hướng không thể bỏ qua trong các doanh nghiệp hiện đại. Bằng cách sử dụng ERP di động, người dùng có thể truy cập vào hệ thống ERP của doanh nghiệp bất cứ lúc nào và ở bất kỳ địa điểm nào, chỉ cần có kết nối internet trên thiết bị di động. Điều này giúp cho nhân viên của doanh nghiệp có thể quản lý tài nguyên và thông tin doanh nghiệp một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn.

Việc lưu trữ đám mây là một xu hướng tiên tiến mới nhất trong ERP. Thay vì sử dụng máy chủ và phần mềm nội bộ để lưu trữ dữ liệu, ERP sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây. Nó sẽ cho phép doanh nghiệp tiết kiệm được kha khá chi phí về phần cứng cũng như phần mềm. Đồng thời cung cấp tính linh hoạt cao hơn để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Sự phát triển mạnh mẽ của AI và IoT trong ERP

Các tiến bộ vượt bậc trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo (AI) và internet vạn vật (IoT) đã có ảnh hưởng đáng kể đến các hệ thống ERP, mở ra nhiều cơ hội mới để cải thiện quy trình kinh doanh. Sự tích hợp của AI và IoT vào ERP cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình kinh doanh vốn đã rất phức tạp, giúp tăng cường độ chính xác của dữ liệu một cách. Ngoài ra, các công ty còn có thể sử dụng AI và IoT để thu thập và phân tích dữ liệu từ các thiết bị thông minh, từ đó cung cấp thông tin quan trọng để hỗ trợ quyết định kinh doanh.

Xu hướng tích hợp với các nền tảng công nghệ mới

Hiện nay, các doanh nghiệp đang tiến hành cải tiến quy trình kinh doanh để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng. Điều này yêu cầu hệ thống ERP phải được cập nhật và tích hợp với các nền tảng công nghệ mới để đáp ứng các yêu cầu đó. Các công ty có thể áp dụng các nền tảng công nghệ mới như blockchain, big data và trí tuệ nhân tạo để tăng cường tính toàn vẹn dữ liệu, nâng cao mức độ bảo mật thông tin và tạo ra các quy trình kinh doanh hiệu quả.

ERP tích hợp Blockchain

Blockchain là một công nghệ mới, đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực tài chính và quản lý chuỗi cung ứng. Các doanh nghiệp hiện đang tích hợp Blockchain vào hệ thống ERP của mình để giúp cải thiện tính bảo mật, giảm chi phí và tăng tính minh bạch. Việc tích hợp Blockchain vào ERP cho phép các doanh nghiệp có được một hệ thống quản lý dữ liệu an toàn và đáng tin cậy hơn.

Sự khác biệt giữa ERP với các phần mềm quản lý rời rạc

Một trong những điểm khác biệt cơ bản của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP so với nhiều phần mềm độc lập khác là khả năng tích hợp. ERP là một hệ thống phần mềm duy nhất, các module của ứng dụng có chức năng tương tự như các phần mềm độc lập, nhưng lại có thể thực hiện nhiều chức năng hơn nhờ vào tính tích hợp. Trong hệ thống ERP, các mô-đun có mối quan hệ chặt chẽ với nhau giống như các bộ phận trên cùng một cơ thể con người. Do đó, thông tin được chia sẻ ngay lập tức từ một bộ phận sang bộ phận khác, đảm bảo tính chính xác và tốc độ xử lý nhanh chóng.

Các ứng dụng rời rạc thường chỉ phục vụ cho hoạt động của một bộ phận cụ thể và tương tự như một hòn đảo đối với các ứng dụng của các bộ phận khác. Việc truyền tải thông tin được thực hiện bằng cách thủ công, gây ra năng suất thấp, thiếu sự kiểm soát và dễ xảy ra sai sót. Với hệ thống quản lý ERP, thông tin có thể được chuyển đổi theo quy trình một cách dễ dàng và được kiểm soát chặt chẽ. Phần mềm quản lý ERP có thể tổng hợp thông tin từ nhiều bộ phận để tạo ra báo cáo tổng hợp chính xác nhất. Nhờ điều này, năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin sẽ được nâng cao.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP Viet Da Enterprise

Phần mềm VietDa ERP được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp lớn, được xây dựng trên nền tảng công nghệ .Net của Microsoft. Nó cung cấp một hệ thống ứng dụng tích hợp để quản lý và tự động hóa nhiều chức năng văn phòng liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nhân sự, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp lớn trong mọi lĩnh vực.

Các đặc điểm nổi bật của VietDa ERP là:

  • Phần mềm cực kỳ dễ sử dụng. Có thể nói là dễ sử dụng nhất trong các hệ thống ERP có trên thị trường hiện nay.
  • Các biểu mẫu như phiếu nhập xuất, phiếu thu chi, giấy giao nhận hàng và biên bản thanh lý được thiết kế theo mẫu đặc biệt có chứa logo nhằm tạo ra giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp trên thị trường.
  • Đáp ứng nhu cầu của đa dạng các ngành nghề. Xem lại/ thua theo từng ngành nghề, dự án,…
  • Tổ chức nhập dữ liệu vào phần mềm từ các tệp Ms.Excel, Access, SQL,.
  • Luôn luôn cập nhật các Quyết định và Thông tư mới nhất từ Bộ Tài chính, Tổng Cục Thuế,…
  • Tạo phiếu thu chi tự động từ biên nhận xuất nhập hàng hóa.
  • Thiết lập tự động các giao dịch kế toán phát sinh.
  • Lấy lại dữ liệu nguyên bản từ các báo cáo tổng hợp về các chứng từ đã xuất hiện.
  • Theo dõi hiệu quả kinh doanh, nợ công của từng nhân viên, nhân viên vận chuyển theo từng tuyến đường và khu vực được phân công.
  • Quản lý dữ liệu nội bộ theo đặc thù từng ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Bên trên là một tổng quan về phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP mà các nhà lãnh đạo cần phải hiểu. Với kinh nghiệm thành công trong việc triển khai nhiều dự án ERP cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, Việt Đà luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn và giải quyết mọi vấn đề liên quan đến việc triển khai phần mềm quản lý ERP hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Nội dung
#
#
#
Đóng góp ý kiến
0914 833 097
#
Kinh doanh - 0814 88 64 88
CSKH - 0944 81 83 84
#