Phần mềm kế toán là công cụ không thể thiếu trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm phù hợp lại không hề đơn giản và dễ mắc phải nhiều sai lầm. Dưới đây là những sai lầm phổ biến thường gặp phải!
Những lợi ích phần mềm kế toán mang lại
Phần mềm kế toán là một trong những công cụ kế toán phổ biến mang lại nhiều lợi ích cho kế toán và doanh nghiệp. Điển hình là việc tự động hóa các tác vụ kế toán từ khâu nhập liệu, lên sổ sách, báo cáo tài chính, tra soát dữ liệu nhanh chóng… giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng cường bảo mật dữ liệu nhờ việc quản lý dòng tài chính thống nhất, trơn tru… Đặc biệt, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán và thuế…
Những sai lầm khi lựa chọn phần mềm kế toán
– Chưa xác định rõ nhu cầu
Một trong những sai lầm lớn hàng đầu khi chọn phần mềm kế toán là đưa ra yêu cầu chung chung, đại khái là càng nhiều tinh năng càng tốt dẫn đến việc chọn phần mềm không phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của công ty.
– Phần mềm càng trẻ càng tốt
Việc lựa chọn phần mềm chỉ quan tâm đến giá cả có thể gây ra nhiều hệ lụy. Như việc các tính năng trong phần mềm không đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty, gói phần mềm không linh hoạt cho người dùng (Các nhân sự kế toán, chủ doanh nghiệp,…) đặc biệt là dịch vụ hỗ trợ sau bán có thể không được như mong đợi dẫn đến gián đoạn công việc, thậm chí doanh nghiệp có thể tốn thêm chi phí để nâng cấp gói hoặc đổi sang phần mềm khác.
– Chưa trải nghiệm phần mềm trước khi mua
Đối với các mặt hàng công nghệ, quá trình dùng thử là vô cùng quan trọng giúp người dùng làm quen và hiểu hơn về sản phẩm cũng như chế độ chăm sóc khách hàng (CSKH) của nhà cung cấp. Việc vội vàng lựa chọn phần mềm kế toán mà chưa được trải nghiệm có thể dẫn đến việc chọn phải phần mềm khó sử dụng hoặc không phù hợp với quy trình làm việc của công ty.
– Bỏ qua tính bảo mật
Dữ liệu kế toán là mạch sống của doanh nghiệp, do đó tính năng bảo mật cần được đặt lên hàng đầu để tránh rủi ro về an toàn dữ liệu, đặc biệt là các thông tin tài chính quan trọng.
– Không tính toán khả năng mở rộng trong tương lai
Không xem xét đến quy mô và sự phát triển trong tương lai dẫn đến những bất cập khi sử dụng phần mềm, như là: Phần mềm không có khả năng mở rộng để tương thích với lượng dữ liệu lớn hơn, quy trình quản lý nâng cao hơn hoặc không thể tích hợp với các ứng dụng Kế toán – Tài chính khác (hoá đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm quản lý hoá đơn, phần mềm quản lý tờ khai,…)
Việc lựa chọn một phần mềm thay thế không chỉ tốn thêm một khoản phí lớn mà số liệu cũng không được liên tục giữa hai phần mềm cũ và mới.
Do vậy, để chọn được phần mềm kế toán phù hợp doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu quản lý Kế toán – Tài chính của đơn vị, chi phí mà doanh nghiệp có thể chi trả cho phần mềm là bao nhiêu? Số lượng người dùng, người xem như thế nào để chọn gói phù hợp, đặc biệt là khả năng tích hợp và mở rộng phù hợp với quy mô doanh nghiệp…
Phần mềm kế toán Việt Đà lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp
Là một trong những công cụ kế toán được sử dụng nhiều nhất, phần mềm Việt Đà có các ưu điểm nổi bật sau:
– Dễ sử dụng;
– Tự động hạch toán hạn chế định khoản sai, định khoản nhầm;
– Tự động lập phiếu thu/ chi – nhập/ xuất;
– Tự động tổng hợp các số liệu, kết chuyển doanh thu, lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính;
– Tốc độ xử lý nhanh, hệ thống lên sổ sách, báo cáo đầy đủ, đúng mẫu;
– Ngay trên báo cáo dễ dàng tìm kiếm 1 chứng từ nào đó (kiểm tra, chỉnh sửa, xóa);
– Chương trình dễ dàng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử đầu ra, hội nhập hóa đơn XML đầu vào;
– Có thể mở đồng thời nhiều giao diện báo cáo tiện cho việc đối soát dữ liệu;
– Dễ dàng hội nhập dữ liệu từ file excel, XML nhanh chóng chính xác, thuận tiện.
Đặc biệt, Việt Đà luôn chú trọng khâu CSKH. Cam kết hỗ trợ tận tâm, chuyên nghiệp nhằm mang lại lợi ích tốt nhất cho kế toán và doanh nghiệp.
——
Thông tin liên hệ:
Công ty TNHH Phần mềm Việt Đà
41 Trần Văn Ơn – Hòa An – Q. Cẩm Lệ – Tp. Đà Nẵng
Kinh doanh – 0814 88 64 88
CSKH – 0944 81 83 84
Email: vietda.cskh@gmail.com