Tin kế toán tài chính, Tin tức
Hóa đơn đã đăng ký phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng
Th7
XỬ LÝ THẾ NÀO KHI HÓA ĐƠN ĐÃ ĐĂNG KÝ PHÁT HÀNH NHƯNG KHÔNG TIẾP TỤC DÙNG
Khi chúng ta xuất hóa đơn bị sai nội dung (tên đơn vị, địa chỉ, số lượng…) thì sẽ tiến hành hủy hóa đơn đó tùy từng trường hợp
Khi chúng ta đăng ký phát hành hóa đơn nhưng không tiếp tục dùng nữa thì sẽ tiến hành tiêu hủy hóa đơn (Theo Khoản 3 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC)
I. Các trường hợp cần tiêu hủy hóa đơn
Theo Khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC:
“a) Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
c) Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
d) Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy.”
II. Phương pháp tiêu hủy hóa đơn đã phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng
1. Thủ tục hủy hóa đơn giấy
1.1. Các bước tiến hành
Căn cứ Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn thì thủ tục hủy hóa đơn giấy không tiếp tục sử dụng gồm 4 bước như sau:
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (trừ trường hợp cá nhân hoặc hộ kinh doanh)
Thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán.
Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn theo link
https://drive.google.com/file/d/1hin67ZuPQqEQ_7ju4wgzIOcwz1UrGjMx/view?usp=sharing
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy phải ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
Mẫu Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
https://drive.google.com/file/d/1sJlJ0aurFUQ-jv213PA-1XwcRyOHfswU/view?usp=sharing
Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn.
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn cần ký vào biên bản hủy hóa đơn, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Mẫu biên bản hủy hóa đơn
https://drive.google.com/file/d/1SjuluJ8ysN7INT31nu0M0D2pJN4VrGYl/view?usp=sharing
Bước 4: Doanh nghiệp phải làm thông báo kết quả hủy hóa đơn Theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (Mẫu TB03/AC)
– Số lượng: 2 bản (một bản lưu nội bộ tổ chức, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp)
– Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.
– Báo cáo sử dụng hóa đơn BC26/AC
Mẫu thông báo hủy hóa đơn
https://drive.google.com/file/d/137X9eRiUgZnzHnv-4QPHB_Vah799FeRa/view?usp=sharing
Lưu ý:
Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn.
Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
1.2. Phương pháp hủy hóa đơn giấy
Các hình thức hủy phổ biến
– Cắt góc
– Nghiền nát bằng máy: máy hủy tài liệu, máy cắt giấy
– Đốt
– Xé nhỏ
Phương pháp tốt nhất là đốt hoặc xé nhỏ để không phải bảo quản hóa đơn đã hủy.
2. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
2.1. Các bước tiến hành hủy háo đơn điện tử
Cụ thể, trình tự cách hủy hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành như sau:
Bước 1: Lập Hội đồng hủy hóa đơn
Các đơn vị kinh doanh cần phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Yêu cầu với hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo của tổ chức kinh doanh, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
Riêng đối với các trường hợp là hộ/cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.
Mẫu Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
https://drive.google.com/file/d/1hin67ZuPQqEQ_7ju4wgzIOcwz1UrGjMx/view?usp=sharing
Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Mẫu bảng kiển kê hóa đơn cần hủy
https://drive.google.com/file/d/1sJlJ0aurFUQ-jv213PA-1XwcRyOHfswU/view?usp=sharing
Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn.
Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn cần phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu biên bản hủy hóa đơn xảy ra bất kỳ sai sót gì.
Mẫu biên bản hủy hóa đơn
https://drive.google.com/file/d/1SjuluJ8ysN7INT31nu0M0D2pJN4VrGYl/view?usp=sharing
Bước 4: Hoàn tất hồ sơ hủy hóa đơn điện tử
Cuối cùng, cách hủy hóa đơn điện tử đúng nhất là các đơn vị kinh doanh phải hoàn thành hồ sơ hủy hóa đơn để hoàn tất thủ tục cho việc hủy hóa đơn.
Riêng đối với thông báo kết quả hủy hóa đơn sẽ được lập thành 02 bản, 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Mẫu thông báo kết quả hủy háo đơn điện tử
https://drive.google.com/file/d/137X9eRiUgZnzHnv-4QPHB_Vah799FeRa/view?usp=sharing
2.2. Phương pháp tiêu hủy hóa đơn điện tử
– Theo Khoản 12 Điều 3 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP thì
“12. Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể bị truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử.”
– Theo Khoản 4, Điều 11 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP thì
“4. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.”
Phương pháp tiêu hủy hóa đơn điện từ: Hủy trên phần mềm _ [Tên nhà cung cấp]
Việt Đà chúc các bạn thành công !
Mọi thắc mắc xin vui lòng bình luận bên dưới.
