Ngày 21/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 31/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ và có hiệu lực thi hành từ ngày 08/3/2026. 

Xem giá phần mềm kế toán Việt Đà

Dùng thử miễn phí phần mềm kế toán Việt Đà 

Vi phạm về lưu trữ hộ kinh doanh có thể bị phạt tới 30 triệu đồng

Nghị định 31/2026/NĐ-CP quy định rõ mức phạt tiền đối với cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ như sau: 

“Mức phạt tiền tối đa đối với cá nhân thực hiện hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ là 30.000.000 đồng, đối với tổ chức là 60.000.000 đồng.

…

Mức phạt tiền đối với hộ kinh doanh, hộ gia đình có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ thực hiện như mức phạt tiền đối với cá nhân.

…” 

Theo đó, nếu hộ kinh doanh vi phạm các quy định về lưu trữ có thể bị phạt đến 30 triệu đồng. 

Mức phạt tiền theo các hành vi vi phạm

Vi phạm các hành vi bị nghiêm cấm

– Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, trừ trường hợp được người có thẩm quyền cho phép bằng văn bản;

– Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

+ Cung cấp, chuyển giao, hủy tài liệu lưu trữ trái phép hoặc mua bán, chiếm đoạt tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

+ Làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

+ Làm hỏng tài liệu lưu trữ đến mức không thể khôi phục được;

+ Làm mất tài liệu lưu trữ;

+ Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích bịa đặt, bôi nhọ, xúc phạm nhân phẩm, danh dự của cá nhân mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

Vi phạm về thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

– Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Không lập hồ sơ đối với công việc đã giải quyết xong;

+ Hồ sơ nộp vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28, khoản 1 Điều 36 Luật Lưu trữ;

+ Không lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu khi thu hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử;

– Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với cá nhân có hành vi tái phạm đối với hành vi quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều này;

– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi sử dụng hộp bảo quản không đúng tiêu chuẩn khi nộp hồ sơ, tài liệu giấy vào lưu trữ lịch sử;

– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với cá nhân có hành vi không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành;

– Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;

Nguyên tắc ghi nhận doanh thu hợp đồng xây dựng theo Thông tư 99

Vi phạm về chỉnh lý tài liệu

– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Không lập Báo cáo tổng kết chỉnh lý;

+ Lập Báo cáo tổng kết chỉnh lý không phản ánh đúng thực tế hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý, chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý;

+ Hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ dưới 2% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ;

– Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ từ 2% đến dưới 3% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ;

– Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ từ 3% đến dưới 4% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ;

– Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Hồ sơ sau chỉnh lý không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ, chiếm tỷ lệ từ 4% đến dưới 5% tổng số hồ sơ trong Mục lục hồ sơ;

+ Không sắp xếp, bó gói, lập danh mục tài liệu loại và viết thuyết minh tài liệu loại theo quy định. 

Vi phạm về bảo quản tài liệu lưu trữ 

– Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ số sau đây:

+ Không kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ số theo quy định;

+ Không tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật, quy trình về lưu trữ tài liệu lưu trữ số theo quy định.

– Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm quy định về kho lưu trữ sau đây:

+ Không bố trí kho để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định;

+ Không trang bị các thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ đối với kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.

Mẫu hồ sơ khai thuế từ 14/02/2026 

Vi phạm về hủy tài liệu lưu trữ

– Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp hoặc Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị không đúng với thực tế tài liệu về số lượng, nội dung, lý do hủy;

+ Lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp không kèm theo Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp theo quy định;

– Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Không lập Danh mục tài liệu lưu trữ hết thời hạn, trùng lặp hoặc Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị;

+ Không hủy hết toàn bộ tài liệu và thông tin tài liệu theo quy định;

+ Không lập biên bản hủy tài liệu lưu trữ theo quy định;

– Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Không lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu lưu trữ;

+ Hủy tài liệu lưu trữ không đúng với danh mục tài liệu được người có thẩm quyền phê duyệt;

– Phạt tiền từ 16.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Hủy tài liệu lưu trữ khi chưa hết thời hạn lưu trữ; b) Không thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ;

+ Hủy tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước khi chưa có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lưu trữ.

Vi phạm về sử dụng tài liệu lưu trữ

– Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Không hoàn trả tài liệu lưu trữ gốc đúng thời hạn sau khi mượn;

+ Không ban hành quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.

– Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Tái phạm đối với hành vi tại điểm a khoản 1 Điều này;

+ Tái phạm đối với hành vi tại điểm b khoản 1 Điều này;

+ Cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử không đúng với quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

+ Sử dụng tài liệu lưu trữ không đúng mục đích.

– Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Trích dẫn sai nội dung của tài liệu lưu trữ;

+ Không trích dẫn về số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ;

+ Chỉ dẫn không đúng về số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ;

+ Không phê duyệt cung cấp tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đúng thời hạn quy định;

+ Không cung cấp tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đúng thời hạn quy định.

– Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

+ Cản trở cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ;

+ Không cung cấp tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt cho cơ quan, tổ chức, cá nhân;

+ Xác thực sai các thông tin về nguồn, địa chỉ lưu trữ của tài liệu lưu trữ hoặc cung cấp sai bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực;

+ Tái phạm đối với hành vi tại điểm d khoản 2 Điều này.

…

Xem chi tiết các mức phạt tại NĐ 31/2026/NĐ-CP vi phạm hành chính về lưu trữ