Chi tiết công việc kế toán kho cần làm những gì?

Kế toán kho cần làm những gì? Và tại sao đây lại là một bộ phận không thể thiếu của phòng kế toán. Để hình dung rõ hơn công việc nhân viên kế toán kho, hãy cùng Việt Đà điểm qua danh sách mô tả công việc kế toán kho trong bài viết dưới đây.

Nhân viên kế toán kho là gì? 

Nhân viên kế toán kho (Warehouse Accountant) là một trong những vị trí quan trọng của bộ phận kế toán trong mỗi doanh nghiệp. Nhân viên kế toán kho sẽ chủ yếu làm việc tại các kho hàng chứ không phải tại văn phòng công ty, có nhiệm vụ theo dõi các hoạt động xuất nhập hàng tại kho, kiểm tra và thống kê các hàng tồn kho.

Ngoài ra, nghiệp vụ kế toán kho cũng bao gồm việc quản lý các chứng từ, thủ tục, giấy tờ và các số liệu hàng hóa nhằm giảm thiểu các rủi ro và tránh gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Trong phần dưới đây, Việt Đà sẽ trình bày kỹ càng hơn các công việc kế toán kho cần làm những gì?

Kế toán kho cần làm những gì

Kế toán kho có công việc khác biệt so với các vị trí kế toán khác trong bộ phận kế toán. Để tránh nhầm lẫn và sai sót, bạn có thể tham khảo bản mô tả công việc kế toán kho dưới đây do Việt Đà tổng hợp để hiểu rõ hơn:

• Theo dõi và kiểm soát hàng hoá: Công việc của kế toán kho sẽ kiểm tra và xác nhận lại cẩn thận số lượng hàng và hoá đơn giao nhận. Đồng thời cập nhật tình trạng hàng hoá khi có xuất hàng từ kho và nhập hàng từ các đơn vị phân phối.
• Lập chứng từ xuất – nhập kho: Kế toán kho sẽ lập biên bản kiểm kê, chứng từ và nhập các số liệu hàng hoá, lưu giữ các hóa đơn, giấy tờ. Sau đó sẽ chuyển cho các bộ phận liên quan để sao lưu, để cung cấp khi cần đối chiếu.
• Hạch toán doanh thu và kê khai thuế: Trong quá trình xuất nhập khẩu, kế toán kho phải hạch toán doanh thu, giá vốn hàng hoá, công nợ và vật tư theo quy định. Bên cạnh đó, kế toán kho cũng cần phải kê khai thuế đầu vào, đầu ra của các hàng hóa và nguyên vật liệu. Phải đảm bảo được quá trình đóng thuế đúng theo mức quy định của Nhà nước.
• Lập báo cáo hàng tồn kho: Kế toán kho lập các báo cáo hàng tồn kho và nhập xuất tồn. Đếm kỹ số lượng hàng tồn thực tế trong kho để so sánh, đối chiếu với các dữ liệu đã được cập nhật trên hệ thống quản lý. Khi so sánh, nếu có bất kỳ sự biến đổi nào của số lượng hàng, cần ngay lập báo cáo với quản lý để giải quyết.

Trên đây là các công việc kế toán kho mà các nhân viên kế toán phải làm. Tuy nhiên, để hoàn thành tốt công việc này cũng không phải là điều đơn giản. Dưới đây Việt Đà xin gửi đến bạn đọc một vài mẹo, hay là các chú ý để các nhân viên kho có khả năng đạt được những kết quả hoàn hảo hơn.

Những chú ý để hoàn thành tốt công việc kế toán kho 

Công việc kế toán kho có rất nhiều nhiệm vụ khác nhau. Do đó, sẽ có những sai sót xảy ra khi làm việc là điều khó có thể tránh khỏi. Để giảm thiểu và hạn chế các tình huống rủi ro, kế toán kho cần chú ý một số chi tiết:

Quá trình xuất nhập hàng

Trong quy trình kế toán kho về xuất nhập hàng, nhân viên kế toán kho cần kiểm tra các hóa đơn hoặc chứng từ về hàng hóa, đảm bảo chất lượng hàng và độ chính xác của các giấy tờ. Ngoài ra, các nhân viên này còn phải thực hiện các công tác chuyển giao hoá đơn đến các bộ phận liên quan để tiến hành lưu trữ và báo cáo.

Kiểm kê số lượng hàng tồn kho

Để phòng tránh nhầm lẫn giữa các loại hàng và thời hạn sử dụng. Nhân viên kế toán kho luôn phải ghi chú cẩn thận phiếu xuất nhập cho từng kệ chứa hàng và cập nhật trên các phần mềm quản lý về số lượng hàng tồn kho. Công việc này đảm bảo định mức tồn kho tối thiểu và sẽ giúp các kế toán kho tiết kiệm thời gian khi cần lấy thông tin liên quan cho từng loại.

Thực hiện mua sắm hoặc đặt đơn hàng

Tuân theo các bước đặt hàng của kho hàng theo kế hoạch định kỳ. Kế toán kho hàng sẽ kiểm soát quá trình nhập hàng và đảm bảo các thông tin trên giấy tờ chính xác để tránh những rủi ro không mong muốn. Chú ý số lượng hàng hoá trên các phiếu ghi chú để đảm bảo mua sắm hàng hoá không thấp hơn mức tối thiểu tồn kho.

Phân loại và sắp xếp hàng hóa

Các nhân viên kế toán kho hàng cần giám sát quá trình phân loại và sắp xếp các mặt hàng một cách hợp lý để tránh để hàng hoá bị hư hỏng hoặc vỡ. Lập các bản đồ kệ chứa hàng để dễ quản lý và có đủ không gian lưu trữ hàng khi cần.

Bảo đảm tiêu chuẩn hàng hoá

Tiêu chuẩn hàng hóa cần đảm bảo chất lượng. Vậy nên, các kế toán viên kho hàng nên lưu ý bảo quản hàng hoá theo hướng dẫn của các nhà sản xuất và xử lý hàng hết hạn theo các nguyên tắc của FIFO.

Quy định về phòng cháy chữa cháy

Kho hàng có các quy định riêng về phòng cháy chữa cháy để bảo vệ an toàn lao động cho nhân viên và hàng hoá. Nhân viên kế toán kho cần tuân thủ những quy định này và kiểm tra thường xuyên các kệ chứa hàng có chất lượng tốt.

Kết luận

Chúng ta đã tìm hiểu các mô tả công việc kế toán kho cần làm những gì qua bài viết của Việt Đà. Để trở thành một kế toán kho chuyên nghiệp, bạn không chỉ cần nâng cao các kỹ năng cá nhân. Mà còn cần học hỏi và cập nhật liên tục các kiến thức chuyên môn để có nhiều cơ hội làm việc và phát triển sự nghiệp.